Com a implementação do BPM (business process management) os departamentos, centros e serviços da Universidade poderão vir a alavancar a sua performance em termos operacionais, concretos e no alinhamento das suas atividades ao Plano Estratégico 2020. A estratégia torna-se assim mensurável, acessível e compreensível a todos.

Com o decorrer do levantamento e posterior otimização dos processos é possível uniformizar e estruturar as atividades e por consequência os processos, e desta forma alinhá-los à estratégia na obtenção de melhor informação, o que permitirá uma leitura única nas diferentes perspetivas (financeira, clientes, processos e recursos).

Para tal será utilizado o Balanced Scorecard que é uma ferramenta de controlo, vulgo medição da performance, que vai possibilitar uma maior organização da informação em objetivos. Cada departamento, centro ou serviço poderá organizar objetivos em mapas estratégicos numa relação de causa e efeito e identifica os indicadores chave que representam os fatores críticos de sucesso. Desta forma os colaboradores nas suas ações e os dirigentes nas suas tomadas de decisões, podem monitorizar, através de Dashboards  (painéis de indicadores) a medida das suas ações e o impacto que estas ações têm nos objetivos de longo prazo.

O acompanhamento da evolução da performance permite uma mudança de atitudes e a criação uma cultura de melhoria contínua do desempenho, promovendo o feedback da estratégia implementada.

Desta forma a gestão de processos (BPM) produz o suporte à definição dos indicadores de gestão que vão permitir uma análise atempada das condições em que a atividade se desenvolve, a implementação de acões corretivas quando tal se justifique e a avaliação do cumprimento das estratégias estabelecidas.

UBInforma nº 333 | 15 a 21 dezembro 2012